こんにちは。
せどり専門の格安経理代行 代表の藤田です。
せどり専門の格安経理代行は、大阪から「オンラインで全国対応している」経理代行サービスです。
個人事業・法人に関わらず事業を営むにあたっては、帳簿の作成（記帳）は必ず発生します。
記帳には会計ソフトを利用するのが一般的です。
近年では、パソコンや作業者に負荷が少なく、導入も簡単な「クラウド会計ソフト」のサービスが普及しています。
今回はクラウド会計ソフトの説明に始まり、従来のインストール型会計ソフトとクラウド会計ソフトそれぞれのメリット、デメリットについて解説します。
さらには、記帳代行にはどちらの会計ソフトが適しているのかについてもお伝えします。
クラウド会計ソフトとは？
クラウド会計ソフトとは、一言で言うと、インターネットを介して利用する会計ソフトです。
代表的なソフトとしては、freee（フリー）、MFクラウド、弥生などがあります。
従来の会計ソフトは、CD-ROMやダウンロードソフトなどの形態で販売されているものを購入し、それをパソコンにインストールして使用していました。
一方、クラウド会計ソフトの場合は、ソフトを提供しているサービス会社に使用料を支払って使うことになります。
会計データは、クラウドサーバーというデータ保管場所に“利用者ごと”に記録・保存されていきます。
このクラウドサーバーを含むクラウド会計ソフトは、サービス提供会社が管理・運用・保全といったシステム運用に関わる全てを行ってくれます。
クラウド会計ソフトのメリット
銀行口座やクレジットカードなどのウェブ明細と連携できる
クラウド会計ソフトの最大のメリットは、銀行口座やクレジットカードなどのウェブ明細と同期、連携できることです。
同期、連携をすると、振込み、引落とし、購入取引があった場合、日付、金額、内容がクラウド会計ソフトの帳簿に自動で登録されます。
つまり、クラウド会計ソフトを導入することで、記帳の手間を大幅に減らすことができ、入力ミスがほとんど無くなります。
さらに同期、連携対応しているものは、銀行やクレジットカードだけではありません。
クラウド会計ソフトによっては、Amazon、楽天、ASKULなどの通販、Airレジ、Edy、モバイルSuica、PayPalなどの電子マネーでの決済明細も取り込むことができます。
ちなみに同期対応できる銀行、クレジットカードその他サービスは、ソフトによって異なりますので注意しましょう。
その他、領収書を入力する際も、領収書を写真やスキャンで読み込んだ画像から、OCR機能を使って自動入力することもできます。
会計データのバックアップが不要
クラウド会計ソフトに入力したデータはパソコンではなく、クラウドサーバーに保管されます。
そのため、もしもパソコンにトラブルが発生しても、データを守ることができます。
さらに、データは定期的にサービス提供会社でバックアップされます。
ですので、入力した会計データのバックアップ作業やその後の管理における手間・時間・コストから解放されます。
インターネット環境さえあれば使用できる
クラウド会計ソフトは、インターネットに接続された端末であれば、どこにいても使えます。
また、使用するパソコンが限定されないため、出張先や外出先でも使うことができ、経理業務の効率が上がります。
さらにパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットといったモバイル端末にも対応しています。
またクラウド会計ソフトは、パソコンを買い換えた場合でも、新たにソフトをインストールしたり、データを移行する必要がありません。
インターネットに接続さえすれば、新しいパソコンですぐに使うことができます。
常に最新版のソフトが使用できる
ソフトのアップデートあるいはバージョンアップは、サービス提供元の会社が行ってくれます。
利用者が更新作業をする必要がありません。
常に最新のバージョンが再インストールなしに使えるため、消費税率改正といった税改正・法改正に対しても迅速に対応することができます。
そのため、改正前の法解釈を適用したまま会計処理をしてしまうというミスを防ぐことができます。
Windows、MacなどOSを選ばずに使用できる
クラウド会計ソフトは、Internet Explorer（インターネットエクスプローラー）、Google Chrome（グーグルクローム）といったブラウザ上で動きます。
そのため、Windows、MacなどOSを選ばずに使えます。
Macユーザーには朗報ではないでしょうか？
よって、「事務所のPCはWindows使っているけど、ノートPCはMac。両方のPCで会計ソフトを使いたい」という場合にも対応できます。
クラウド会計ソフトのデメリット
インターネットに接続していなければ使用できない
メリットの裏返しになりますが、クラウド会計の最大のデメリットは、インターネットに接続できなければ使えないということです。
例えば以下のような場合は、どこでも使えるというメリットを享受できない可能性があります。
- セキュリティのためにインターネットの使用を許可している端末が限定されている場合
- 頻繁にインターネット回線が切れるような場所で事業を行っている場合
ログイン情報漏洩のリスクがある
クラウド会計ソフトにログインするには、メールアドレスやID、パスワードなどの入力が必要です。
もしこれらの情報が漏れたら、第三者に会計データを見られてしまいます。
実際は、数字と記号を組み合わせて長いパスワードにすれば、ほとんど第三者にパスワードを破られるケースはありません。
しかし中には不安を感じる人もいるようです。
とは言え、パスワードの管理の重要性は、会計ソフトに限った話ではありません。
担当者が変わった場合はパスワードを変更するなど、管理には十分気をつけましょう。
対応できる税理士事務所が少ない
クラウド会計ソフトは、ここ数年で利用者が増えてきたサービスです。
一方、税理士事務所の多くは、今でも従来からあるインストール型の会計ソフトを使っています。
そのため、クラウド会計ソフトに対応していない税理士事務所が多いのが現状です。
インストール型会計ソフトのメリット
オフラインで使える
インストール型会計ソフトは、パソコンにソフトをインストールして使います。
そのためインターネットにつなぐ必要がなく、オフラインで使うことが可能です。
ウイルス感染やハッキングなどのリスクを懸念する人には安心感があります。
クラウド会計ソフトに比べて多機能である
インストール型会計ソフトは歴史が長く、利用者からの様々な要望を取り入れて開発されています。
そのため、クラウド会計ソフトに比べて多機能であることが多くなっています。
また、自分でカスタマイズできる機能も多いので、工夫をすることで、その事業者特有の処理や、少し複雑で特殊な処理などが可能になります。
対応できる税理士事務所が多い
ここ数年でクラウド会計ソフトが普及してきているとは言え、税理士事務所の多くは、今でもインストール型の会計ソフトを使っています。
そのため、多くの税理士事務所の中から自分に合った税理士事務所を選ぶことができます。
インストール型会計ソフトのデメリット
データ管理の手間がかかる
インストール型の会計ソフトでは、データはパソコンに保管されます。
万が一の時のために、データをUSBメモリなどの外部記憶媒体にいちいち移し変えなければならず、またそれを保管、管理する手間も発生します。
またパソコンを買い換えた場合には、新たにソフトをインストールしたり、データを移行したりする手間が発生します。
ソフトがインストールされたパソコンでしか使えない
インストール型の会計ソフトは、当然ですがソフトが入っているパソコンでしか使えません。
そのため、事務所からパソコンが持ち出せない場合は、事務所にいる時しか会計ソフトを使うことができません。
さらには、１つのライセンスで会計ソフトをインストールできるパソコンの台数が制限されているため、複数のパソコンで使用するには、ライセンスも複数購入しなければなりません。
複数のパソコンで使用する場合は、会計データの同期を取るよう十分な注意が必要です。
ソフトのアップデートが手動である
ソフトがアップデートあるいはバージョンアップされれば、再度購入してインストールする必要があります。
さらに過去のデータもインポートする必要があります。
しかしデータが古すぎると、互換性が完全ではないため問題が生じることもあります。
Windowsの入ったパソコンでしか使えないソフトが多い
インストール型の会計ソフトの多くは、windowsでの動作が中心です。
そのため、Macで使えるインストール型の会計ソフトはほとんどありません。
クラウド会計ソフトとインストール型会計ソフトのどちらを使用した方がいいか
クラウド会計ソフトが適しているケース
- クラウドに抵抗がない
- 簿記や会計の知識があまりない
- 外出先や移動中でも会計データを確認したい
- パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットといったモバイル端末でも会計データを確認したい
インストール型会計ソフトが適しているケース
- クラウドに抵抗がある
- ある程度簿記や会計の知識がある
- 独自の経理処理を行いたい
まとめ
一般的に、簡単に処理ができるのがクラウド会計ソフト、複雑な処理までできるのがインストール型会計ソフトと言われています。
しかし、クラウド会計ソフトにもインストール型会計ソフトにも、それぞれメリットとデメリットがあります。
どの会計ソフトも体験版などが充実しているので、まずは試してみて自分に合った会計ソフトを選ぶようにしましょう。
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