領収書が出ない時はどうすればいい?~自動販売機で購入した場合

こんにちは。
副業の格安経理代行 代表の藤田です。

副業の格安経理代行は、大阪から「オンラインで全国対応している」経理代行サービスです。

経費を計上するためには領収書を残しておくことがとても大切です。

しかし、飲み物などを自動販売機で購入した場合には、領収書は出てきませんよね。
領収書がないので、経費にするのをあきらめるしかないのでしょうか?

今回は、自動販売機で購入した場合にはどうすればいいかお伝えしたいと思います。

出金伝票で記録を残す

出金伝票
自動販売機で購入するシチュエーションは、例えばこのようなものがあると思います。

Aさんの事務所に取引先の人がアポなしで訪問して来ました。

事務所は普段、来客との打合せには使用しておらず、急な来客に出す飲み物を用意していません。

Aさんは慌てて近くの自販機まで走って、ペットボトルのお茶を人数分買って来ました。

このお茶代は事業に必要な出費として、経費で落とすことが認められます。
しかし、自動販売機で購入したため領収書はありません。

こんな時はどうすればいいのでしょうか?
答えは「出金伝票を使う」です。

出金伝票はホームセンターや100円ショップなどで売られています。

出金伝票には、支払った日付、勘定科目、支払内容、支払先、金額の欄がありますので、漏れなく記入すれば領収書の代わりになります。

ちなみに、自動販売機で購入した場合、支払先に「自動販売機」と記入してください。

ただ、だからと言ってあまり頻繁に出金伝票を使っていると、税務調査の際に「架空の経費を計上しているのではないか?」と疑われかねません。

出金伝票を使うのは必要最小限にとどめてください。

なお通常、税務調査で数百円程度の飲み物代が追及されることは、まずないと思います。

とは言え、自分個人で飲んだ飲み物代ではないことや、架空計上ではないことを証明できるようにしておく方が望ましいです。

そのためには、スケジュール帳などに自分の行動を記録しておくことをお勧めします。

来客があった場合は、日時と場所、相手の所属と氏名などもきちんと記録しておくと確実です。

まとめ

オフィスツール
「たかだか数百円の飲み物代のために、出金伝票を書くのはめんどくさい」と思う方がおられるかもしれません。

業種によって違うと思いますが、例えば建設業であれば、建設現場で毎日のように缶コーヒー等を自動販売機で購入して、従業員に渡すこともあると思います。

「塵も積もれば山となる」ということわざがあるように、1年間では結構な金額になります。

めんどくさがらず、出金伝票を使って確実に経費で落としましょう。

The following two tabs change content below.
藤田 精二
株式会社ビーバーム 代表取締役、副業の格安経理代行 代表。個人事業主で副業をしている会社員を対象に経理業務のサポートを行っている。会計ソフトへの入力サポートや入力代行、経理業務のコンサルティングの他、クライアントの事務所に定期的に出向いてのサポートも行う経理のプロ。